اولین مرحله از هر کاری تصمیم و تعیین دقیق هدف است. و سپس کنترل آن در روزهای اجرا و عمل در فاصله نگرفتن از هدف. که معمولا وقتی ذهن مدیر و تیم مشغول انجام ماموریت ها و کارها می‌شود از مراقبت از محدوده غفلت‌هایی ناخودآگاه حاصل می‌شود.

پیدایش، ضرورت و اهداف بکارگیری مدیریت ارتباط با مشتری در سازمان ها

پایگاه داده به اصطلاح بسیار ساده ی آن همان بانک اطلاعات شماست. مجموعه ی کل داده ها و اطلاعاتی که در کاغذ ها و حافظه ها ثبت می شود. که در آینده توضیحات مفصلی خواهد آمد.

در عصر تکنولوژی، می بایست استفاده ی صحیحی از ابزار صورت گیرد. با توجه به نیاز مدیران هر مجموعه ای می بایست ابزار آنچه توان و ظرفیت دارد به ظهور برساند.

فرض کنید می خواهید ماموریتی جدید در سیستم و مجموعه ی مدیریتی خود طراحی کنید. مثلا یک مدیر می خواهد برای کلیه ی توریست هایی که در سالگرد سفر و گردش ایشان در هتل حضور داشتند یک عکس یا یک خاطره را تازه کنید.

با این کار سعی دارید تا مشتریان را به وسیله ی خاطراتشان و لذتی که در ذهنشان باقی مانده است به یاد هتل بیاندازید. تا شاید برای دوستان و اقوام شان در مهمانی ها و ارتباطات، آن را تعریف کنند و معرف شما باشند. در حقیقت شما با واسطه ی مشتری قبلی هتل، معرف و تبلیغی برای خود خواهید داشت.

یکی از مشکلات این است که بعد از اینکه برنامه ی کامپیوتری برای هدف بالا نوشته شد و در اختیار هتل قرار گرفت، ممکن است کارمندان شکایت کنند و بگویند نیمی از وقتشان را در حال ورود اطلاعات هستند و برای مدیر این نگرانی را ایجاد کند که چقدر از وقت و زمان و سرمایه ی ایشان برای این کار صرف می شود.

مشکل دوم بروز نگه داشتن دائمی کل اطلاعات است . راه حل آن سپردن مسئولیت هر قسمت از برنامه به یک فرد و مدیریت و کنترل و نظارت توسط ایشان است.

پس این حقیقت را هر مدیری می داند که باید اطلاعات مختلفی را در طول سال ها در سیستم ثبت کند و از بابت هزینه ها و حقوق پرسنل بابت ورود اطلاعات هیچ هراسی نداشته باشد.

برای پاسخ به معزل و مشکلات بالا اشاره به چند نکته ضروری است.

اول اینکه دلایل و توجیهات مختلفی که برای شروع استفاده از یک ابزار یا تکنولوژی در تمام هتل ها در دنیا اقامه می شود را می بایست تک تک بررسی کرد. مثلا مدیری را در خاطرم هست که ماه ها می اندیشید که آیا فرهنگ عمومی جامعه ی هدف او با طراحی موجود برای یک ابزاری که در غرب مورد استفاده قرار میگیرد هماهنگ است یا خیر؟

مثلا می گفت این ابزار با توجه به فرهنگی است که در آن همه از اینترنت پرسرعت در خانه ها و محل کارشان بهره می برند که این سرعت در ایران روند کند تری دارد.

یا می گفت دیگر استفاده از اس ام اس به صورت تبلیغات ناشناس در ایران جواب نمی دهد و خیلی ها از دریافت چنین پیغام هایی ابراز ناخشنودی دارند.

یا می گفت فرستادن نامه های تبلیغاتی با لحن اداری برای مخاطبان من بی اثر است.

یا اینکه می گفت برای داشتن یک رفتار نو باید ایده پرداز باهوشی داشت که من آن را یافته ام.

در شش ماه ابتدایی راه اندازی ابزار، کار با مشکلاتی مواجه می شود که نیازمند تمرکز برای رفع آنهاست.